Mits deze tijd besparen in plaats van tijd kosten

In de vorige blog zoomden we in op de talenten in je team, en hoe je hier het beste uit naar boven haalt. In deze editie, kijken we naar een efficiënte afstemming tussen deze mensen. Samenwerking is gebaat bij duidelijke procedures en werkafspraken. Deze zorgen ervoor dat mensen weten wat ze moeten doen en ook hoe ze dat moeten doen. Afstemmen op elkaar en werk van elkaar overnemen wordt zo ook makkelijker.

Voorbeelden van procedures:

• Als een vergunningsaanvraag binnenkomt, scannen we die en zetten we het document door naar de betreffende behandelaar.
• Facturen worden met jaartal, maand en klantnaam opgeslagen, waarna de financiële administratie de factuur aan het eind van elke maand verzendt.
• Wanneer de dagdienst patiënten overdraagt aan de nachtdienst, gebruiken we de ‘Checklist Overdracht’ waarin staat beschreven welke informatie overgedragen moet worden en wanneer artsen geconsulteerd moeten worden.

Het maken van goedlopende procedures en werkwijzen kost meer tijd dan je denkt. Velen denken dat je procedures in een uurtje uitdenkt en afspraken tussen neus en lippen door maakt. In de vertaling naar de dagelijkse praktijk blijken er vaak problemen te ontstaan: verschillende interpretaties, moeilijkheden die je pas tegenkomt als je iets aan het doen bent, tegenstrijdige afspraken. Je kunt niet alles vooraf weten. De volgende werkvorm helpt je bij het ontwikkelen van procedures waar teamleden blij van worden.

Teamontwikkeling werkvorm 5: Procedures ontwikkelen die voor je werken

Doel

Het samen ontwikkelen van procedures die het werk echt beter maken.

Wanneer inzetten

Gebruik deze werkvorm in complexe projecten, wanneer samenwerken nodig is om procedures gezamenlijk in te richten en uit te voeren.

Instructie

Procedures en werkwijzen ontwikkel je stapsgewijs door een cyclus van bedenken en bespreken, ervaren en bijstellen te doorlopen.

Stap 1: Start met het probleem.
Breng in kaart voor welk probleem de procedure die je wilt afspreken de oplossing is.

Stap 2: Ontwerp de procedure.
Bespreek met elkaar welke procedure bijdraagt aan het oplossen van het probleem. Vraag hierbij actief naar ieders mening, weeg voors en tegens af. Beschrijf de procedure in concrete gedragsmatige termen.

Stap 3: Neem een besluit.
Besluit vervolgens gezamenlijk om deze procedure uit te voeren. Vraag wat tegenstanders nodig hebben om mee te gaan en voeg dat toe aan het voorstel. Dit creëert draagvlak. Geef aan dat dit een experiment is en dat je straks gaat ervaren en bijstellen. Plan de evaluatie bij aanvang in, en benoem de criteria waarop je later wilt gaan evalueren.

Stap 4: Ervaar.
Ieder betrokken teamlid voert de procedure uit en houdt problemen bij in een overzicht.

Stap 5: Stel bij.
Evalueer de procedure aan de hand van de in stap 3 opgestelde criteria. De belangrijkste vraag is: draagt de procedure bij aan het oplossen van het in stap 1 geschetste probleem? Besluit hoe verder te gaan. Doorgaan op de ingeslagen weg, stoppen, of de procedure aanpassen? Spreek als je doorgaat of bijstelt opnieuw een evaluatiemoment af.

What’s next

In de volgende blog gaan we in op een onderwerp wat in B.V. Nederland zorgt voor veel frustratie en tijdsverlies… En bieden we je uiteraard een manier om hier in jouw teams geen last van te hebben!

Zelf aan de slag!

Wil je eerst een scherper beeld van wat jouw team nodig heeft? Vul dan gratis onze TeamQ vragenlijst in en je krijgt een beeld van hoe jij jouw team scoort op De vier dimensies van effectieve teams.